Wie Sie in 5 Schritten eine Gästemappe erstellen

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine Gästemappe erstellen, die zur informativen und abwechslungsreichen Lektüre für jeden interessierten Hotelgast wird.

Ordentlich und ideenreich gestaltete Gästemappen sind ein Aushängeschild jedes Hotels. Sie sind dazu angelegt, dem Hotelgast einen ersten Überblick über das Haus, sein Angebot und die Umgebung zu verschaffen. Die Voraussetzung dafür schafft eine gekonnte sowie professionelle Gästeinformation, die sowohl gedruckt als auch digital angeboten werden kann. Wir haben die besten Tipps für die Erstellung einer abwechslungsreichen Gästemappe für Sie zusammengefasst. Außerdem betrachten wir, wie integrierte Tablet-Lösungen auf dem Hotelzimmer Ihre Gästeinformation noch attraktiver gestalten und die Zufriedenheit Ihrer Kunden weiter steigern können.

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1. Der erste Eindruck zählt: Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite

Ein Gast wird nur dann die Gästemappe zur Hand nehmen, wenn sie optisch anspricht und zum Durchblättern einlädt. Eine Gästeinformation sollte eine gebundene Mappe oder ein Ordner sein, in dem alle Informationen ordentlich und systematisch einsortiert sind. Achten Sie darauf, Ihre Gästemappe nicht zu überladen und nur die interessantesten Informationen zu verarbeiten.

In Ausstattung, Material und Farbe sollte sie den Stil und die Qualität des Hotels widerspiegeln. Stichwort Corporate Design: Optimal ist es, wenn Internetauftritt, Prospekte, Briefpapier und Zimmermappe optisch eine Einheit bilden.

Abgegriffene Klarsichthüllen oder Blätter mit Eselsohren oder Fettflecken gehören umgehend ausgetauscht. Achten Sie auch auf stets aktuelle Informationen. Kein Gast ist erfreut, im Sommer die Speisekarte des Weihnachtsmenüs oder veraltete Fahrpläne vorzufinden.

2. Systematisch oder interaktiv: Entscheiden Sie sich bewusst

Für den inhaltlichen Aufbau der Gästemappe bieten sich zwei Varianten an.

Entweder wird das Hotel mit seiner Ausstattung und Einrichtung sowie mit seinem gesamten Dienstleistungsangebot wie ein Profitcenter vorgestellt; also Einheit für Einheit getrennt, von der Rezeption bis hinauf in das letzte Stockwerk. Das ist die eher informative Präsentation für denjenigen Hotelgast, der sich ohne großen Zeitaufwand über das Preis-Leistungs-Angebot informieren möchte. Sie bietet sich für Stadt-, Tagungs-, Messe- und Kongresshotels mit ihren Gästen an, die sich nur kurz und zumeist aus beruflichen oder geschäftlichen Gründen im Hotel aufhalten.

Die andere Variante kann mit einem virtuellen Gästeführer verglichen werden. Diese Gästemappe ist eine unterhaltsame Führung durch das Hotel. Sie führt ebenfalls von der Rezeption bis hinauf in die oberste Hoteletage, allerdings nach anderen Kriterien. Sie ist ebenso informativ, jedoch im gesamten Tonfall lockerer formuliert und spricht insbesondere den Gast an, der sich im Anschluss an das Einchecken in seinem Hotelzimmer zunächst einmal geruhsam niederlässt. Ohne Geschäfts- oder Berufstermin hat er jetzt ausreichend Zeit bis zur nächsten Mahlzeit um sich einzuleben. Er greift zur Gästemappe und blättert darin ohne jeden Zeitdruck. Er findet Spaß daran und entwickelt eine gewisse Vorfreude auf seinen bevorstehenden Aufenthalt.

3. Erzählen Sie Ihre persönliche Geschichte

Jedes Hotel hat seine ganz persönliche Note. Und jedes Hotel hat seine eigene Geschichte. Erzählen Sie davon! Das macht Ihr Hotel unverwechselbar und schafft eine enge Verbindung zu Ihren Gästen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, dies im Rahmen einer Gästemappe umzusetzen. Sie können Ihr Team zum Beispiel mit Bildern und Informationen zu Verantwortlichkeiten und Lebenslauf vorstellen. Dies macht das Hotel für den Gast menschlicher und greifbarer. Was macht Sie besonders und unterscheidet Sie von anderen Hotels? Gibt es eine individuelle Geschichte, die erzählt werden möchte? Tun Sie es und lassen Sie Ihren Gast teilhaben. Bilder können den Text auflockern und dem Leser ein anschauliches Bild vermitteln.

4. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf

Moderne Hotels können ihr jugendliches Image durch einige kreative Ideen in ihren Gästemappen präsentieren. Dabei darf durchaus auf die beliebte Ledermappe verzichtet werden. Luftig-leichte Faltmappen aus edler grauer oder farbiger Pappe sind jetzt angesagt. Künstlerisch gestaltete Beschriftungen auf den Mappen ziehen die Blicke auf das Objekt und animieren zum Lesen des Mappen-Inhaltes. Neben den allgemein gültigen Hotelinformationen lässt die trendgerechte äußere Ansicht auf mehr hoffen.

Besonders bei einem längeren Aufenthalt freut sich der Gast über einige Anregungen zur Freizeitgestaltung. Dies können Konzert- und Veranstaltungstipps aus der näheren Umgebung sein, Zerstreuungen, die das Hotel seinen Kunden bietet, Weinproben, Kochevents oder gegebenenfalls Wellness- Angebote mit ansprechender Bebilderung auf einer separaten Seite.

5. Schaffen Sie Mehrwerte mit Ihrer Gästemappe

Eine gut gestaltete Gästeinformation ist für ein Hotel genauso marketingwirksam wie eine Homepage oder hoteleigene Broschüre. Durch die Integration von In-Room Tablets, die Concierge-Informationen, Zeitungen, TV und Room-Service Menü elegant auf einem einzigen Gerät vereinen, kann sie noch zusätzlich an Attraktivität gewinnen. So machen Prägnanz, Design und Qualität des Inhalts die digitalen Gästemappen von SuitePad zu einem Lesevergnügen für jeden Gast.

Er kann innerhalb kurzer Zeit die für ihn interessanten Angebote herausfinden und je nach Wunsch sogar direkt buchen. So können Hotels Ihre Investition in die SuitePad Tablets nicht nur refinanzieren, sondern auch finanziellen Mehrwert generieren. Gleichzeitig steigern Features wie nationale und internationale Zeitungen, freies Surfen im Internet, Spiele für Groß und Klein oder der Zugriff auf Social Media wie Facebook, Instagram und Co. den gefühlten Mehrwert für den Gast. Wenn dann auch noch alles so ist, wie es beschrieben wird und der Gast es sich vorstellt, wird er garantiert gern wiederkommen.

Weitere hilfreiche Tipps zum Thema Gästemappe erhalten Sie in auch in den folgenden Beiträgen unserer Blogserie "Alles rund um die Gästemappe"

Wenn Sie dieses Thema prinzipiell interessiert oder Sie weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit und vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung zu der digitalen Gästemappe von SuitePad für Ihr Hotel.

_{Veröffentlicht am 26. September 2017}